Utlånsreglement for Bibliotekets aula

Følgende regler er gjeldende for utlån av Bibliotekes aula.
  • Lokalene kan leies ut til alle typer lovlige arrangementer og sammenkomster.
  • Henvendelse angående leie skjer gjennom Fredrikstad bibliotek. Leietakere inngår en bindende leieavtale, og kvitterer ut nøkler på forhånd i bibliotekets åpningstid. Det betales kontant et depositum på kr 500,- ved utlevering av nøkkel. Vedkommende som representerer leietaker er ansvarlig for å gjøre seg kjent med reglementet og brannrømningsveier (se eget oppslag). Vedkommende har også ansvar for låsing og lukking av vinduer. Tilbakelevering av nøkkel skal skje i bibliotekets åpningstid, eller etter avtale. Depositum tilbakebetales ved retur av nøkkel.
  • Lokalene og inventaret skal behandles med forsiktighet og skal forlates i den tilstand man fant det. Gulvet skal feies, stoler og bord skal settes tilbake til standardoppsett. Ved bruk av kjøkken skal alt benyttet utstyr vaskes og settes tilbake på plass. Søppel skal tømmes i søppeldunker på baksiden av biblioteket. Leietaker vil bli fakturert ekstra hvis lokalene ikke i er tilfredsstillende ryddet, feiet og tømt. Utleier har intet ansvar for evt. vareretur eller andre eiendeler tilhørende leietaker eller dennes deltakere.
  • Arrangementer går foran faste øvingstider. Fast leietaker skal ha 14 dagers varsel.
  • Skader eller mangler som oppdages ved ankomst eller som skjer under oppholdet skal meddeles biblioteket umiddelbart. Leietaker er økonomisk ansvarlig for skader på bygg og inventar som oppstår under arrangementet, og som skyldes dennes bruk. 
  • Lokaler som er tildelt skal kun benyttes på det tidspunkt og og til det formål som er avtalt.
  • Forhåndssalg av billetter skjer gjennom Fredrikstad kino. Billettoppgjør sendes arrangør i etterkant, fratrukket billettavgift og inntektsavhengig del av husleien.
  • Arrangør kan maksimalt operere med 30 fribilletter pr arrangement.
  • Ved arrangementer med skjenking av alkohol må det søkes særskilt på eget skjema. Behandlingstid på slik søknad er normalt 1 uke for ambulerende bevilling, og tre uker for bevilling til en enkelt anledning. Arrangør er selv ansvarlig for å overholde regler for sjenking.
  • Det gjøres samtidig oppmerksom på at der hvor det skal spilles musikk, må arrangør søke om Tonotillatelse – www.tono.no. Arrangement som krever særskilt tillatelse fra rettighetshaver, må ikke fremføres uten at disse tillatelsene er innhentet.
  • Leietaker skal opptre aktsomt, slik at brann ikke lett oppstår. Bruk av åpen ild er ikke tillatt uten at det er iverksatt kompenserende tiltak (ekstra vakthold etc.) etter avtale med utleier.
  • Leietaker forplikter å gjøre seg kjent med branninstruksen og plassering av rømningsveier og slokkeutstyr. Leietaker forpliktes til å opplyse publikum om dette i starten av sitt arrangement. Ved utløst brannalarm er det leietakers ansvar å evakuere ut alle som befinner seg inne i aulaen. Alle evakuerte skal samles ved statuen av Katti Anker Møller på forsiden av biblioteket.
  • Leietaker skal forholde seg til fastsatt grense for persontall: Maksimalt persontall for aulasalen: 300. Maksimalt persontall for overlyssalen: 100. Ved behov for større persontall må biblioteket kontaktes på forhånd for avtale om kompenserende tiltak.
  • Dersom brann skulle oppstå, må brannvesen kontaktes på 110. Dersom uønsket alarm oppstår, meldes dette på 69 20 17 00.
  • All bruk av røykmaskin, pyroeffekter, eksplosive stoffer mv må avtales spesielt med utleier før arrangement. Slikt utstyr skal bare håndteres av kvalifisert personell (sertifisert). Leietaker vil bli fakturert for evt. skader og ekstra utgifter påført bygning og inventar ved bruk av spesialutstyr.
  • Kansellering / avbestilling må skje skriftlig. Ved inngått leieavtale lang tid i forveien (6 mnd. eller mer) skal kansellering være biblioteket i hende senest 22 uker før arrangementsdato. Leietaker vil bli belastet med 50% av leiebeløp pluss evt. utgifter dersom kansellering mottas etter dette tidspunkt og frem til 2 uker før arrangementsdato. For inngått leieavtale mellom 4 og 6 måneder før arrangement er fristen for kansellering 10 uker. For inngått leieavtale mellom 2 og 3 måneder før arrangement er fristen for kansellering 6 uker. For inngått leieavtale mindre enn 2 måneder før forestilling er fristen for kansellering 2 uker. Kanselleringer senere enn to uker før arrangement godtas ikke, og leietaker belastes det avtalte leiebeløp pluss dokumenterte utgifter og tapt inntektsgrunnlag.
  • Overlyssalen. Leietaker må selv være til stede i utstillingens åpningstid. Leietaker har selv ansvaret for å forsikre utstillingen. Leietaker har selv ansvar for å låse/lukke.
  • Stemming av Steinway-flygelet: Leietakere som ønsker nystemt flygel til sitt arrangement, melder dette til biblioteket i god tid. Biblioteket sørger for stemming ved hjelp av autorisert pianostemmer. Kostnad faktureres leietaker sammen med husleie.

 

Generelle bestemmelser:

Biblioteket forbeholder seg retten til å inngå særskilte leieavtaler hvor skjønn må utøves for fastsettelse av leiesats.

Det tas forbehold om prisjusteringer.